CRM - Mass-mailing, Mass-SMS i windykacja

Mass-mailing — kampanie email

Wysyłka masowych wiadomości do bazy kontrahentów: oferty, newslettery, promocje, zaproszenia.

Dostępność: pakiet MAX.

Tworzenie kampanii

1. CRM → Mass-mailing → + Nowa kampania
2. Krok 1 — Wybór odbiorców:
   • Cała baza kontrahentów (z opcją wykluczenia)
   • Filtrowanie po tagach (np. tylko VIP)
   • Filtrowanie po statusie (np. tylko Aktywni lub Śpiący)
   • Filtrowanie po wartości obrotów (np. > 10 000 zł)
   • Wybór per kontrahent (checkbox na liście)
3. Krok 2 — Treść:
   • Tytuł wiadomości
   • Treść HTML z formatowaniem (WYSIWYG)
   • Personalizacja: zmienne {{imie}}, {{firma}}, {{ostatnia_faktura}}, {{kwota_zalegla}}
   • Wybór szablonu z biblioteki (oferta / podziękowanie / newsletter / wezwanie)
4. Krok 3 — Estymacja:
   • Liczba odbiorców
   • Estymowany czas wysyłki
   • Koszt (jeśli używasz płatnego SMTP)
5. Krok 4 — Wysyłka:
   • Wyślij teraz lub zaplanuj na konkretną datę/godzinę
   • Status w czasie rzeczywistym (oczekuje / w trakcie / wysłane / błąd)

Szablony e-mail per użytkownik

Każdy pracownik ma własną bibliotekę szablonów:

• CRM → Mass-mailing → Szablony
• Tworzenie / edycja / kopiowanie
• Współdzielone szablony firmy (admin tworzy → wszyscy używają)

Antyspam (MessageID + DKIM/SPF)

Każda wysyłka ma:

• MessageID unikalny dla każdej wiadomości
• DKIM podpis cyfrowy (po skonfigurowaniu rekordów DNS)
• SPF rekord domeny
• Prawidłowy List-Unsubscribe header

→ Wiadomości trafiają do skrzynki, nie do spamu.

Własny SMTP per user

W Ustawienia → Własny SMTP:

• Każdy pracownik podpina swój prywatny SMTP (np. Gmail, Outlook 365, własny serwer)
• Pełna kontrola nad reputacją nadawcy
• Brak limitów Mobilnej Faktury (płacisz operatorowi za bandwidth)

---

Mass-SMS — kampanie SMS

Wysyłka masowych SMS-ów z bramką operatora (SMSAPI, SMSPlanet i inne):

Dostępność: pakiet MAX. Wymaga konta u operatora SMS + skonfigurowania API key w panelu.

Tworzenie kampanii SMS

1. CRM → Mass-SMS → + Nowa kampania
2. Wybór odbiorców (jak przy mass-mailing)
3. Treść SMS:
   • Limit 160 znaków = 1 SMS, długie wiadomości dzielone (2-3 SMS)
   • Personalizacja: {{imie}}, {{firma}}, {{kwota}}, {{data}}
   • Wybór szablonu z biblioteki
4. Estymacja:
   • Liczba odbiorców
   • Liczba SMS-ów (1 vs 2 vs 3 per odbiorca)
   • Koszt całkowity (z aktualnej taryfy operatora)
5. Wysyłka: teraz / zaplanowana

Status dostarczenia

Po wysyłce:

• Wysłany — operator przyjął
• Dostarczony — telefon odbiorcy potwierdza
• Błąd — np. wyłączony numer, błędny format

Pełna historia wysyłek z możliwością powtórzenia dla błędnych odbiorców.

Szablony SMS

Tak jak mass-mail — biblioteka szablonów per użytkownik (np. “Przypomnienie o płatności”, “Wizyta serwisowa”, “Promocja w sklepie”).

---

Auto-windykacja (3 etapy)

CRM → Windykacja → automatyczne przypomnienia o zaległych płatnościach.

Dostępność: podstawowa wysyłka mailem od pakietu Free, mass-SMS i wezwania PDF — pakiet MAX.

Konfiguracja etapów

W Ustawienia → Windykacja ustawiasz 3 etapy z konfigurowalnymi odstępami dni:

Etap	Domyślnie	Treść
1. Przypomnienie	7 dni po terminie	Grzeczne przypomnienie o zaległej fakturze
2. Upomnienie	14 dni po terminie	Stanowcze wezwanie z naliczeniem odsetek
3. Wezwanie ostateczne	30 dni po terminie	Wezwanie przedsądowe z konsekwencjami

Każdy etap ma własny szablon e-mail + opcjonalnie załącznik PDF wezwania.

PDF wezwania z odsetkami ustawowymi

Wezwania na 2 i 3 etapie zawierają PDF wezwania do zapłaty z:

• Kwotą zaległej faktury
• Odsetkami ustawowymi (automatycznie liczone wg aktualnej stopy NBP)
• Daty: wystawienia, terminu płatności, dni zwłoki
• Numerem konta do wpłaty
• Klauzulą o postępowaniu sądowym (wezwanie ostateczne)

Zgodne z polskim prawem (KC art. 481 — odsetki ustawowe za opóźnienie).

Cron uruchamiania

Codziennie o 9:00 cron sprawdza wszystkie zaległe faktury i wysyła odpowiedni etap windykacji. Logi w ~/logs/faktura_reminders.log.

Wyłączenie dla konkretnego klienta

W karcie kontrahenta → Ustawienia handlowe → Windykacja:

• ☑ Aktywna
• ☐ Wyłączona (dla VIP, długoletnich klientów lub indywidualnych ustaleń)

---

Korzyści

• Brak zapomnień — system sam śledzi terminy i wysyła
• Profesjonalizm — gotowe szablony zgodne z polskim prawem
• Mniej windykacji sądowej — większość klientów płaci po przypomnieniu
• Skalowalność — dla 10 czy 1000 klientów ten sam wysiłek (zero ręcznych emaili)