Mobilna Faktura
Zaloguj
KSeF

Pobieranie i import faktur z KSeF

Jak pobierać faktury zakupowe z KSeF (także automatycznie co noc), importować je jako dokument zakupu, importować własne faktury sprzedaży oraz wgrywać faktury z plików XML.

Zrzuty ekranu

Screenshot 1 - Pobieranie i import faktur z KSeF

Dostępność: faktury zakupowe i import zakupów z plików XML — każdy pakiet. Import własnych faktur sprzedaży — pakiet MAX.

Faktury zakupowe z KSeF

KSeF przechowuje faktury, które dostawcy wystawili na Twoją firmę. Panel pobiera je sam raz na dobę (w nocy) — nie musisz niczego klikać, żeby je dostać.

  1. W menu bocznym wybierz Faktury z KSeF.
  2. Lista od razu pokazuje faktury zakupowe już pobrane do panelu z okresu wybranego w polach Data od / Data do (domyślnie od 1. dnia bieżącego miesiąca do dziś).
  3. Żeby pobrać nowe faktury od razu, kliknij Synchronizacja (Wyślij + Pobierz) — panel pobierze faktury zakupowe i przy okazji wyśle zaległe faktury sprzedaży z tego okresu.

Gdy lista jest pusta, panel podpowiada właśnie ten przycisk: „Kliknij “Synchronizacja (Wyślij + Pobierz)” aby pobrać faktury z KSeF i wyświetlić listę faktur przychodzących.”

Na liście widzisz: numer KSeF, numer faktury, datę, sprzedawcę, NIP i kwotę netto. Przy każdej fakturze możesz:

  • zaimportować ją do systemu (ikona +) jako dokument zakupu — pozycje, procedury i dane kontrahenta przenoszą się automatycznie, podobnie jak status zapłaty, termin i forma płatności z faktury; dokument trafia do ewidencji VAT,
  • pobrać oryginalny plik XML faktury na dysk.

Faktury już zaimportowane nie zostaną zaimportowane drugi raz (ochrona po numerze KSeF).

O nowych fakturach zakupowych panel może Cię też powiadomić na telefon, komputer lub e-mailem — patrz Powiadomienia o nowych fakturach z KSeF.

Import własnych faktur sprzedaży (pakiet MAX)

Jeśli wystawiasz faktury także w innym programie lub bezpośrednio w portalu KSeF, możesz pobrać je do panelu:

  1. W Ustawienia → Integracje → KSeF zaznacz Importuj moje faktury sprzedaży wystawione poza aplikacją i zapisz ustawienia.
  2. Na stronie Faktury z KSeF przejdź na zakładkę Moja sprzedaż (zakładki Zakupowe / Moja sprzedaż widać tylko w pakiecie MAX).
  3. Wybierz zakres dat i kliknij Pobierz faktury z KSeF.
  4. Przy fakturze kliknij zielony + (podpowiedź „Importuj do systemu”).

Co ważne:

  • faktury wystawione w Mobilnej Fakturze nie są duplikowane — jeśli dokument o tym samym numerze istnieje bez numeru KSeF, import przypisze mu numer KSeF zamiast tworzyć kopię,
  • zaimportowana faktura ma od razu status „w KSeF” i nie zostanie ponownie wysłana,
  • faktura trafia jako Faktura VAT z oryginalnym numerem (poza Twoją numeracją) i jest ujmowana w rejestrze VAT.

Import z plików XML (bez API)

Pliki XML faktur (format FA) pobrane z portalu KSeF możesz wgrać bezpośrednio — token ani połączenie z API nie są potrzebne:

  1. Na stronie Faktury z KSeF znajdź sekcję Import z pliku XML (na zakładce zakupowej albo Moja sprzedaż).
  2. Wybierz jeden lub wiele plików .xml i kliknij Importuj pliki.

Jeśli nazwa pliku jest numerem KSeF (tak nazywa pliki portal KSeF), numer zostanie rozpoznany i zapisany na dokumencie. Duplikaty są wykrywane po numerze KSeF oraz po numerze dokumentu (dla zakupów: numer + NIP sprzedawcy). Import sprzedaży z XML wymaga pakietu MAX i włączonej opcji importu sprzedaży w ustawieniach KSeF.

Aktualizacja statusów

Przycisk Aktualizacja statusów sprawdza faktury sprzedaży wysłane do KSeF, które czekają na przetworzenie — po przyjęciu numer KSeF zapisuje się na dokumencie.

Zobacz także