Zrzuty ekranu
Jak wysłać fakturę do KSeF?
Z listy dokumentów (jedna lub kilka faktur)
- W menu bocznym wybierz Lista dokumentów.
- Zaznacz faktury do wysłania (pole wyboru w pierwszej kolumnie).
- Kliknij na pasku nad listą niebieski przycisk KSeF (ikona chmury; podpowiedź „Wyślij do KSeF”).
- Jeśli nic nie zaznaczono, pojawi się komunikat z prośbą o zaznaczenie pozycji.
Po wysyłce lista sama się odświeża, a stan każdej faktury widać w kolumnie KSeF.
Automatycznie przy zapisie
W Ustawienia → Integracje → KSeF zaznacz Automatycznie wysyłaj faktury do KSeF przy zapisie. Po kliknięciu Zapisz dokument do KSeF od razu trafiają:
- Faktura, Faktura MP, Faktura marża, Faktura zaliczkowa i Faktura końcowa (ze statusem „wystawiona”).
Korekty, faktury bez VAT, OSS, WDT, eksportowe i COMMERCIAL INVOICE wysyłasz ręcznie przyciskiem KSeF na liście dokumentów. Wersja robocza (status „robocza”) nie jest wysyłana, dopóki nie zatwierdzisz jej na liście dokumentów.
Jeśli podczas zapisu zerwało się połączenie, faktura zostanie wysłana do KSeF najwyżej raz. Komunikat „Sprawdź na liście dokumentów, czy został wysłany do KSeF.” oznacza, że warto zerknąć na kolumnę KSeF tej faktury.
Synchronizacja — wysyłka zaległych i pobranie zakupów
- W menu bocznym wybierz Faktury z KSeF.
- Ustaw zakres dat (Data od / Data do; domyślnie od 1. dnia bieżącego miesiąca do dziś).
- Kliknij Synchronizacja (Wyślij + Pobierz).
Panel:
- wyśle faktury sprzedaży z tego okresu, które nie mają jeszcze numeru KSeF,
- pobierze faktury zakupowe wystawione na Twój NIP.
Przycisk Aktualizacja statusów sprawdza faktury już wysłane, które czekają na przetworzenie (np. czy dostały już numer KSeF). To samo robi przycisk Sprawdź statusy KSeF w ustawieniach KSeF.
Jakie dokumenty trafiają do KSeF?
| Dokument w panelu | Rodzaj faktury w KSeF |
|---|---|
| Faktura, Faktura MP, Faktura marża, Faktura bez VAT, Faktura OSS, Faktura WDT, Faktura eksportowa, COMMERCIAL INVOICE | VAT |
| Faktura z zaznaczonym „Faktura uproszczona” (tylko Faktura i Faktura MP, do 450 zł albo 100 euro) | UPR |
| Faktura zaliczkowa | ZAL |
| Faktura końcowa | ROZ |
| Korekta faktury | KOR (korekta zaliczkowej: KOR_ZAL, korekta końcowej: KOR_ROZ) |
Nie trafiają do KSeF: faktura pro-forma, rachunek, paragon, faktura wewnętrzna, faktura zbiorcza, refaktura, faktura ZŁOM i COMMERCIAL INVOICE pro-forma.
Status wysyłki — kolumna KSeF
| Znaczek | Znaczenie |
|---|---|
| szary – („Nie wysłano”) | faktura nie była wysyłana do KSeF |
| niebieski zegar („Oczekuje na przetworzenie (KSeF)“) | wysłana, KSeF jeszcze ją przetwarza |
| zielony ✓ + przycisk UPO | przyjęta — numer KSeF widać w podpowiedzi po najechaniu na ✓ |
| pomarańczowe OFFLINE | wystawiona podczas awarii KSeF, czeka na dosłanie — patrz Tryb offline |
| czerwony ✗ („Błąd wysyłki”) | błąd lub odrzucenie — treść błędu w Ustawienia → Integracje → Dziennik KSeF |
Fakturę z czerwonym ✗ możesz poprawić i wysłać ponownie. Faktury przyjętej lub oczekującej nie można edytować ani usunąć — zmiany tylko przez korektę.
Więcej o UPO i dzienniku: KSeF: statusy, UPO i dziennik.