Co to jest synchronizacja?
Synchronizacja łączy program Faktura VAT 2027 na komputerze z Twoim kontem w Mobilnej Fakturze (panel w przeglądarce i aplikacja na telefonie). Po synchronizacji masz w obu miejscach te same kontrahenty, cennik i dokumenty, a faktura wystawiona w panelu albo w telefonie trafia do programu jako zwykła faktura.
Program jest stroną nadrzędną. Dane z programu nadpisują panel. Faktury, które istnieją tylko w panelu, nie są usuwane.
Gdzie to jest w programie?
Na wstążce INNE, w grupie Mobilna faktura, kliknij Ustawienia albo Synchronizuj. Oba przyciski otwierają to samo okno Synchronizacja - mobilna faktura.
W oknie są ramki:
- Typ danych — co ma się synchronizować,
- Dodatkowe dane — kolejne obszary programu (lista zależy od edycji programu),
- Ustawienia połączenia — pola Login lub e-mail, Hasło, Pamiętaj hasło i przycisk Kreator połączenia…,
- Firmy do synchronizacji — pojawia się po kliknięciu Wczytaj firmy z panelu.
Na dole okna są przyciski Testuj połączenie, Synchronizuj, Cofnij ostatnią synchronizację i Zamknij.
Połączenie z kontem — kreator
Najprościej połączyć program z kontem przyciskiem Kreator połączenia…. Kreator prowadzi przez kroki Konto · Dane · Kod · Gotowe i zaczyna od pytania „Czy masz już konto w Mobilnej Fakturze?”.
„Nie” — nowe konto z licencji programu
- Wybierz Nie — załóż konto na podstawie licencji programu i kliknij Dalej.
- Kreator pokaże dane z licencji: Login (NIP), Firma, Pakiet (zależny od edycji programu) i Ważny do. Pakiet konta jest ważny tak długo jak licencja programu.
- Wpisz Adres e-mail i kliknij Wyślij kod.
- Przepisz Kod z wiadomości (6 cyfr), ustaw hasło do panelu (co najmniej 8 znaków), powtórz je i kliknij Połącz.
Założenie konta z licencji wymaga aktywnej licencji programu. Jeśli dla NIP-u z licencji konto już istnieje, kreator zaproponuje połączenie z nim.
„Tak” — połączenie istniejącego konta
Wybierz Tak — połącz moje istniejące konto i jeden ze sposobów potwierdzenia, że konto jest Twoje:
- Kod QR — zeskanuj kod aparatem telefonu, na którym jesteś zalogowany w Mobilnej Fakturze, i zatwierdź połączenie na telefonie. Potem wpisz kod z e-maila konta.
- Licencja programu — kod przyjdzie na e-mail konta powiązanego z NIP-em z licencji.
- Adres e-mail konta — kod przyjdzie na podany adres.
Po wpisaniu kodu kliknij Połącz.
Po połączeniu
W oknie synchronizacji pojawi się zielony napis „Połączono z kontem … (kreator połączenia)”. Program loguje się własnym kluczem — hasło nie jest zapisane na komputerze i nie trzeba go wpisywać.
Bez kreatora możesz też wpisać login (lub e-mail) i hasło konta w ramce Ustawienia połączenia. Zaznacz Pamiętaj hasło, żeby nie wpisywać go przy każdej synchronizacji.
Co się synchronizuje
Typ danych
- Lista Firm — kontrahenci,
- Cennik — towary i usługi,
- Dokumenty — z wyborem: sprzedaży, zakupu, pro forma.
Dodatkowe dane
W tej ramce włączysz kolejne obszary, np. Zamówienia, Oferty, Kasa (KP, KW), Bank (wyciągi), Ceny i rabaty kontrahentów, Magazyny i stany, Dokumenty magazynowe, Inwentaryzacje, Serwis i reklamacje, Umowy i rachunki, CRM (kontakty, notatki, zadania), Pojazdy i przejazdy, Kadry (pracownicy), Księgowość (KPiR, środki trwałe), Noty i Historia wysyłek windykacyjnych.
- Okno pokazuje tylko obszary dostępne w Twojej edycji programu.
- Zakres działa, gdy obejmuje go pakiet konta w panelu. Pozostałe dane zostają w panelu i nie są usuwane.
Wspólny licznik numerów
Pole Numery dokumentów ze wspólnego licznika w panelu jest zaznaczone, gdy synchronizujesz dokumenty. Program i panel numerują wtedy dokumenty z jednego wzoru i jednego licznika — szczegóły niżej, w sekcji o numeracji.
Synchronizacja — tylko na przycisk
Synchronizacja nie działa w tle i nie uruchamia się sama. Uruchamiasz ją przyciskiem Synchronizuj (w oknie synchronizacji albo na wstążce), gdy chcesz mieć aktualne dane w obu miejscach — np. po powrocie z faktur wystawianych w telefonie.
- Okno zostaje otwarte, a pasek postępu pokazuje etapy, np. „Dokumenty: wysyłanie do panelu” i „Dokumenty: pobieranie z panelu”.
- Dokumenty z panelu stają się w programie zwykłymi dokumentami: z numerem, w ewidencji VAT, gotowe do wysłania do KSeF.
- Przed każdą synchronizacją program robi kopię bazy w katalogu KopieSynchronizacji obok pliku bazy (zostają trzy najnowsze). Dotyczy bazy w pliku na komputerze; baza na serwerze SQL ma własne kopie.
Program sam, co 15 minut, sprawdza tylko płatności online (jeśli je skonfigurowano) — to nie jest synchronizacja danych.
Testuj połączenie
Testuj połączenie sprawdza samo logowanie do konta — nie wysyła ani nie pobiera danych.
Cofnij ostatnią synchronizację
Cofnij ostatnią synchronizację cofa ostatnią synchronizację firmy otwartej w programie, po obu stronach: dane zmienione przez nią w programie i w panelu wracają do stanu sprzed synchronizacji. Każde kolejne kliknięcie cofa kolejną, starszą synchronizację.
Zmiany wprowadzone później w tych samych rekordach zostaną nadpisane — cofaj od razu, gdy synchronizacja zrobiła coś źle.
Kilka firm
Jeśli prowadzisz w programie kilka firm, kliknij Wczytaj firmy z panelu. Pojawi się tabela Firmy do synchronizacji z kolumnami Status, Kierunek, Nazwa konta w panelu, Nazwa firmy i NIP.
- Firmy są dobierane po NIP. Firma bez NIP-u w programie nie zostanie dopasowana — uzupełnij NIP w danych firmy.
- ↔ — firma jest w obu miejscach i synchronizuje się w obie strony.
- → brak w panelu — przycisk Załóż w panelu zakłada ją w panelu z danych programu. Konto bez NIP-u przyjmie ją jako konto główne (każdy pakiet); kolejna firma na koncie to nowy profil firmy — od pakietu Standard.
- ← brak w programie — przycisk Załóż w programie zakłada w programie nową firmę z danymi z panelu (osobne firmy w programie są od edycji STANDARD).
Zaznaczone firmy synchronizują się po kolei, jednym kliknięciem Synchronizuj.
Klucz komputera
Każdy komputer połączony kreatorem ma własny klucz. Listę komputerów znajdziesz w panelu: Ustawienia → Integracje → Program na komputerze (w każdym pakiecie). Przyciskiem Odwołaj odetniesz dostęp wybranemu komputerowi natychmiast, np. po sprzedaży komputera. Żeby połączyć go ponownie, uruchom kreator jeszcze raz.
Klucz jest związany z miejscem bazy. Jeśli ta sama baza zostanie uruchomiona w innym miejscu (np. kopia na drugim komputerze), program zatrzyma synchronizację i zapyta, czy utworzyć nowy klucz stanowiska (pełna synchronizacja od zera), czy to ta sama baza przeniesiona w nowe miejsce. Dzięki temu dwie kopie bazy nie pomieszają danych w panelu.
Ograniczenia
- Program jest stroną nadrzędną — przy różnicach wygrywają dane z programu. Nie ma ręcznego scalania wersji.
- Synchronizacja działa tylko po kliknięciu Synchronizuj.
- W panelu zostają dokumenty, których program nie prowadzi: faktury bez VAT, faktury OSS, zwroty i wymiany.
- Fakturę do KSeF wysyłaj w jednym miejscu — w programie albo w panelu. Numer KSeF przechodzi przy synchronizacji na drugą stronę.
- Baza programu musi mieć ten sam NIP co firma w panelu. Przy niezgodności program nic nie wyśle i poprosi o wybór właściwej firmy.
Numeracja dokumentów przy synchronizacji z Faktura VAT 2027
Gdy synchronizujesz dokumenty z programem Faktura VAT 2027, panel i program numerują je z jednego wzoru i jednego licznika. Faktura wystawiona w panelu i faktura wystawiona w programie nie dostaną tego samego numeru — także wtedy, gdy pracujesz w obu miejscach jednocześnie.
Co się zmienia w panelu
- Format numeru ustawiasz w programie, nie w panelu. Program przesyła wzór numeru i okres numeracji (roczny albo miesięczny), a panel numeruje nim swoje dokumenty.
- W oknie ustawień numeracji (ikona Ustawienia numeracji obok pola numeru w formularzu dokumentu) oraz w Ustawienia → Pozostałe → Ustawienia WZ i PZ zobaczysz informację „Numerację tego dokumentu ustawia program Faktura VAT (synchronizacja)” i kolejny numer. Ustawienia formatu z panelu wtedy nie obowiązują i nie da się ich zapisać.
- Numer jest nadawany przy zapisie. Numer widoczny w formularzu to propozycja. Jeśli w międzyczasie zajął go dokument z programu albo drugi użytkownik panelu, dokument zapisze się z kolejnym numerem, a komunikat poda, jaki numer nadano.
- Przy przesunięciu MM panel sam podpowiada numer dowodu.
Których dokumentów dotyczy
Faktur i pozostałych dokumentów sprzedaży i zakupu, zamówień, ofert, KP i KW, WZ, PZ, PW, RW, MM, zleceń serwisowych i reklamacji.
Format nadal ustawiasz w panelu dla dokumentów, których program nie prowadzi: faktury bez VAT, faktury OSS, zwrotów i wymian.
Co zobaczysz po połączeniu
KP, KW, zlecenia serwisowe i reklamacje wystawiane w panelu przyjmują wygląd numeru ustawiony w programie. Na przykład KP zamiast 5/2026 może mieć numer 5/10/2026/KP. Dokumenty wystawione wcześniej zachowują swoje numery.
Jeśli nie korzystasz z programu
Nic się nie zmienia. Numerację ustawiasz w panelu jak dotąd, bez żadnych blokad. Blokada pojawia się tylko dla tych typów dokumentów, dla których program przesłał swój format.
Faktura VAT 2026
Program Faktura VAT 2026 też synchronizuje się z Mobilną Fakturą, w węższym zakresie:
- Na wstążce Inne, w grupie Mobilna Faktura, kliknij Ustawienia albo Synchronizuj.
- W oknie Mobilna Faktura wpisz Nazwę użytkownika i Hasło konta (opcjonalnie Pamiętaj hasło).
- W ramce Typ Danych zaznacz Lista Firm, Cennik i/lub Dokumenty.
- Kliknij Synchronizuj.
Kierunek jest stały: Desktop (master) ↔ Web — dane z programu są nadrzędne. W Faktura VAT 2026 nie ma kreatora połączenia, dodatkowych zakresów, wspólnego licznika numerów, synchronizacji wielu firm ani cofania synchronizacji.
Rozwiązywanie problemów
Nie mogę się połączyć
- Kliknij Testuj połączenie — sprawdzi samo logowanie.
- Sprawdź połączenie z internetem oraz login i hasło konta.
- Jeśli program łączył się kreatorem, sprawdź w panelu (Ustawienia → Integracje → Program na komputerze), czy klucz tego komputera nie został odwołany. Jeśli tak — uruchom kreator ponownie.
„Ta baza (NIP …) nie pasuje do firmy w panelu”
Nic nie zostało wysłane. Wybierz właściwą firmę w ramce Firmy do synchronizacji albo popraw NIP w danych firmy.
„Żadna firma nie jest oznaczona do synchronizacji”
Kliknij Wczytaj firmy z panelu i zaznacz firmy na liście Firmy do synchronizacji.
Synchronizacja zmieniła coś źle
Od razu kliknij Cofnij ostatnią synchronizację.