Zrzuty ekranu
Moduł Zamówienia — przegląd
Pełny moduł handlowy do zarządzania zamówieniami od klientów (ZK) i do dostawców (ZD).
Dostępność: pakiet MAX.
Typy dokumentów
ZK — Zamówienia od Klientów
Zamówienia sprzedażowe od klientów na towary lub usługi.
Lokalizacja: Handel → Zamówienia → ZK
Workflow: Klient zamawia → wystawiasz fakturę / paragon / WZ → dostawa → zakończenie.
ZD — Zamówienia do Dostawców
Zamówienia zakupowe składane do swoich dostawców (np. uzupełnienie magazynu).
Lokalizacja: Handel → Zamówienia → ZD
Workflow: Składasz zamówienie do dostawcy → otrzymujesz fakturę zakupu → przyjęcie PZ → zakończenie.
Tworzenie nowego zamówienia ZK
- Handel → Zamówienia → ZK → + Nowe ZK
- Wypełnij dane:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Numer | Auto-generowany (ZK/NR/ROK lub własny format) |
| Kontrahent | Wybór z bazy CRM |
| Data wystawienia | Dzisiejsza |
| Termin realizacji | Konfigurowalny (per zamówienie) |
| Magazyn | Skąd ma być realizacja (jeśli wiele magazynów) |
| Status początkowy | Domyślnie “Robocze” |
-
Pozycje:
- Towary z magazynu (z auto-uzupełnieniem ceny i VAT)
- Indywidualny termin realizacji per pozycja (gdy różne towary mają różne terminy dostaw)
- Rabat per pozycja lub globalny
-
Pola własne (opcjonalnie):
- Definiowanie custom fields w Handel → Pola własne
- Np. “Numer zamówienia klienta”, “Adres dostawy”, “Komentarz wewnętrzny”
-
Zapisz → status “Robocze”
Workflow statusów (5 etapów)
| Status | Znaczenie | Co dalej? |
|---|---|---|
| Robocze | Wpisane, nie potwierdzone | → Potwierdzone |
| Potwierdzone | Klient potwierdził, planujemy realizację | → W Realizacji |
| W Realizacji | Aktualnie obsługiwane (kompletujemy, wysyłamy) | → Zrealizowane |
| Zrealizowane | Dostarczone, faktura wystawiona | (koniec) |
| Anulowane | Klient zrezygnował lub błąd | (koniec, terminalny) |
Zmiana statusu: karta zamówienia → przycisk Zmień status → wybór z listy.
Płynne przejścia — można zmieniać do przodu i wstecz (np. z W Realizacji → Potwierdzone jeśli pomyłka).
Reguły:
- Tylko Robocze zamówienia można usunąć
- Anulowane są terminalnym stanem (nie da się przywrócić)
Realizacja zamówienia (ZK → dokument)
Karta zamówienia → przycisk Realizuj → wybór typu dokumentu:
ZK → Faktura VAT
Wystawienie standardowej faktury VAT z pozycjami z zamówienia.
ZK → Faktura bez VAT
Dla podatników zwolnionych z VAT (art. 113).
ZK → Paragon
Dokument fiskalny dla osoby fizycznej.
ZK → Faktura Marża
Dla towarów używanych (art. 120 ustawy o VAT).
ZK → Faktura Promo
Z dodatkowym oznaczeniem promocyjnym.
ZK → WZ (Wydanie Zewnętrzne)
Tylko dokument magazynowy (bez faktury) — np. dla wydań próbnych, reklamacji.
Automatyzacja:
- Pozycje przepisane automatycznie z zamówienia
- Numer zamówienia widoczny na wygenerowanym dokumencie
- Pełna realizacja = wszystkie pozycje wystawione → status “Zrealizowane”
- Częściowa realizacja = niektóre pozycje, status zostaje “W Realizacji” do dokończenia
Realizacja zamówienia ZD (do dostawców)
Karta ZD → Realizuj → wybór:
ZD → Faktura Zakupu
Standardowy zakup z odliczeniem VAT.
ZD → PZ (Przyjęcie Zewnętrzne)
Tylko przyjęcie magazynowe (bez faktury, np. dla próbek).
Auto-aktualizacja stanów: PZ automatycznie zwiększa stan magazynowy o przyjęte ilości.
Dynamiczne rezerwacje magazynowe
System na bieżąco oblicza rezerwacje z otwartych zamówień (statusy Potwierdzone i W Realizacji).
Stan dostępny vs zarezerwowany
W karcie towaru widzisz:
| Metryka | Wartość |
|---|---|
| Stan systemowy | 100 szt. (fizycznie w magazynie) |
| Zarezerwowane | 35 szt. (na otwartych zamówieniach ZK) |
| Dostępne | 65 szt. (do nowych zamówień) |
Widok: Asortyment zamówiony
Handel → Zamówienia → Asortyment zamówiony — przegląd pozycji na wszystkich aktywnych zamówieniach:
- Towar
- Suma ilości na zamówieniach ZK
- Lista zamówień gdzie występuje (kontrahent + ilość + termin)
Przydatne przy planowaniu zakupów (ile czego potrzebujesz dla wszystkich klientów).
Widok: Towary wyczerpujące się
Handel → Zamówienia → Asortyment na wyczerpaniu — wykrywa braki:
- Stan systemowy < (suma rezerwacji + zamówienia z dłuższym terminem)
- Lista z propozycją utworzenia ZD do dostawcy (jednym kliknięciem)
- Sortowanie po pilności
PDF, e-mail i przypomnienia
Druk PDF zamówienia
Karta zamówienia → Drukuj PDF → szablon edytowalny w Ustawienia → Kreator zamówień.
Wysyłka mailem
Karta zamówienia → Wyślij mailem → wybór odbiorcy (kontrahent lub osoba kontaktowa) + załącznik PDF.
Automatyczne przypomnienia e-mail (1/3/7 dni)
W Ustawienia → Zamówienia → włącz Automatyczne przypomnienia:
- 7 dni przed terminem — pierwsze przypomnienie
- 3 dni przed — drugie
- 1 dzień przed — ostateczne
Cron uruchamia codziennie o 8:00, sprawdza zamówienia z terminem realizacji w okolicy i wysyła odpowiedni mail.
Deduplikacja — każde przypomnienie wysyłane tylko raz dla danego zamówienia/etapu.
Operacje masowe
Lista zamówień (ZK lub ZD) → zaznacz wiele + Akcje masowe:
- Masowa zmiana statusu (np. wszystkie z “Robocze” na “Potwierdzone” po przyjściu do biura)
- Masowy PDF (jeden plik z wieloma zamówieniami)
- Masowy e-mail (np. potwierdzenie wysłania do 50 klientów na raz)
- Masowa realizacja (jednym kliknięciem zamiana grupy zamówień na faktury VAT)
- Masowe usuwanie (tylko Robocze)
Eksport zamówień
Handel → Zamówienia → przycisk Eksport:
- CSV — uniwersalny dla Excel/innych narzędzi
- Excel (XLS/XLSX) — z formatowaniem, formułami sumującymi
- PDF — lista zamówień do druku/archiwum
Eksportowany jest aktualny widok (z filtrami).
Szybkie tworzenie ZD do dostawcy
Z widoku Asortyment na wyczerpaniu lub Raport niskie stany:
- Zaznacz pozycje wymagające uzupełnienia
- Wybierz + Utwórz ZD
- Wybierz dostawcę z bazy
- System auto-wypełnia pozycje + sugeruje ilości (na podstawie historii zakupów)
- Edytuj ilości i ceny → zapisz
→ Zero ręcznego przepisywania, ZD gotowe do wysyłki dostawcy.
Korzyści
- Cykl życia zamówienia od wpisania po realizację w jednym miejscu
- Rezerwacje na bieżąco — wiesz co dostępne, co zarezerwowane
- Auto-zakupy — system wskazuje co kupić u jakiego dostawcy
- Konwersja oferty → ZK → faktura/WZ — pełen flow handlowy bez przepisywania
- Operacje masowe — efektywność przy dużej liczbie zamówień