Do czego służy moduł
Handel → Zwroty i reklamacje (pakiet MAX) prowadzi cały proces od zgłoszenia klienta do zamknięcia sprawy: co wraca, w jakim stanie, jaka decyzja, jaki dokument magazynowy i jaka korekta faktury. Bez tego modułu zwrot kończył się zwykle „ręczną” korektą i notatką.
Rodzaje zgłoszeń:
| Rodzaj | Skrót | Kierunek |
|---|---|---|
| Zwrot od klienta | ZWR | od klienta do Ciebie |
| Reklamacja | REK | od klienta do Ciebie |
| Wymiana | WYM | od klienta do Ciebie |
| Zwrot do dostawcy | ZDS | od Ciebie do dostawcy |
Nowe zgłoszenie
Z faktury (najszybciej)
- Dokumenty → lista faktur → ikona „Zwrot / reklamacja” przy fakturze (faktura zakupu otwiera od razu zwrot do dostawcy).
- Pozycje faktury wczytują się same — zmniejsz ilości do faktycznie zwracanych, usuń pozycje, których zwrot nie dotyczy.
- Wpisz powód, wybierz rodzaj (zwrot / reklamacja / wymiana) i magazyn, do którego towar wróci (domyślnie wg kartoteki towaru).
- Zapisz — zgłoszenie dostaje numer i status Zgłoszony.
W formularzu Handel → Zwroty → Nowe możesz też wpisać numer faktury albo nazwę kontrahenta — pozycje podpowiedzą się tak samo.
Bez faktury
Kontrahent z listy firm + towary z magazynu. Pozycja spoza kartoteki (wpisana ręcznie) trafia na protokół, ale nie rusza stanu.
Statusy i co się dzieje na każdym etapie
Zgłoszony → Przyjęty / wydany magazynowo → Rozpatrzony → Zamknięty (albo Anulowany)
- Przyjęty / wydany — program wystawia dokument magazynowy: ZW (zwrot od odbiorcy; przychód na stan, partia FIFO w cenie zakupu z kartoteki) dla zgłoszeń od klienta albo RZ (zwrot do dostawcy; rozchód z blokadą stanów ujemnych). Dokument powstaje tylko raz — ponowna zmiana statusu go nie dubluje.
- Rozpatrzony — wymaga decyzji (uznana / odrzucona / uznana częściowo), sposobu załatwienia (zwrot pieniędzy, wymiana, naprawa, obniżka ceny) i uzasadnienia. Reklamację można rozpatrzyć (np. odrzucić) bez przyjmowania towaru na magazyn.
- Zamknięty — sprawa skończona; zgłoszenie zostaje w historii kontrahenta.
Zgłoszenie edytujesz do momentu wystawienia dokumentu magazynowego. Zgłoszenie z dokumentem można anulować, ale nie usunąć.
Korekta faktury
Na karcie zgłoszenia przycisk „Wystaw korektę” otwiera zwykłą korektę do faktury źródłowej z pozycjami zgłoszenia. Wystawione korekty są widoczne na karcie zgłoszenia, więc widać, czy zwrot został rozliczony.
Protokół dla klienta
Protokół (PDF) zawiera strony, powód, zwracane towary, decyzję i miejsce na podpisy. Uwagi wewnętrzne nie trafiają na protokół.
Termin rozpatrzenia
Reklamacja ma domyślnie 14 dni od zgłoszenia (termin ustawowy dla konsumenta). Lista zgłoszeń podświetla przeterminowane sprawy. Dla zwrotów i wymian termin możesz ustawić ręcznie.
Zwrot do dostawcy i wysyłka
Na karcie zwrotu do dostawcy jest przycisk „Nadaj przesyłkę” — tworzy przesyłkę kurierską z adresem dostawcy i zawartością zgłoszenia (patrz artykuł Handel - Wysyłki i kurierzy).