Dane firmy i konto — przegląd

Centralna konfiguracja danych firmy widocznych na fakturach + zarządzanie kontem użytkownika i bezpieczeństwem.

Dostępność: dane firmy + logo — pakiet FREE. Multi-firma — od STANDARD. Konta użytkowników + role — od pakietu MINI.

Dane firmy (sprzedawca)

W Ustawienia → Twoja firma → Dane podstawowe:

Pole	Opis	Wymagane?
Nazwa firmy	Pełna nazwa (Sp. z o.o., Sp. j., JDG)	✅ Tak
NIP	10 cyfr	✅ Tak
REGON	9 lub 14 cyfr	Zalecane
KRS	Dla spółek	Tylko spółki
Adres siedziby	Ulica, kod, miasto	✅ Tak
E-mail	Główny e-mail firmy	✅ Tak
Telefon	Telefon kontaktowy	Zalecane
Strona WWW	URL strony firmy	Opcjonalnie
Konto bankowe	Numer (26 cyfr)	✅ Tak
BIC/SWIFT	Dla zagranicznych	Tylko jeśli sprzedaż za granicę
Numer BDO	Z rejestru BDO	Tylko jeśli wymagany dla branży
Numer EORI	Eksport poza UE	Tylko jeśli eksport

Auto-pobranie z GUS

Wpisz NIP + kliknij “Pobierz z GUS” → system auto-wypełnia:

Nazwę firmy
Adres
REGON
Datę rejestracji
Status w VAT (czynny / zwolniony)
Formę prawną
PKD główne

Logo firmy

W Ustawienia → Twoja firma → Logo:

Wgraj plik PNG / JPG / SVG (max 2 MB)
Preferowana rozdzielczość: 600×200 px (3:1) — czytelne na fakturze
Tło: przezroczyste (PNG/SVG) jest najlepsze
Podgląd w karcie ustawień
Logo pojawia się automatycznie:
- Na każdej fakturze (PDF)
- Na ofertach handlowych
- Na umowach (jeśli włączone w kreatorze)
- Na potwierdzeniach płatności

Wiele logo (per szablon)

Jeśli używasz różnych szablonów (np. polski + angielski + dla VIP klientów):

Możesz mieć kilka logo — różne dla różnych typów dokumentów
Konfiguracja w Kreatory wyglądu (patrz Kreator faktur, szablony)

Konto użytkownika

W Ustawienia → Moje konto:

Dane osobowe

Imię + nazwisko
E-mail (do logowania)
Telefon
Avatar (zdjęcie)

Hasło

Zmiana hasła (z potwierdzeniem starego)
Wymagania: min. 8 znaków, 1 wielka litera, 1 cyfra
Generator silnych haseł (przycisk “Wygeneruj”)

2FA (dwuskładnikowe uwierzytelnianie)

Dla większego bezpieczeństwa:

Włącz 2FA — wyświetla się QR code
Zeskanuj kodem aplikacją:
- Google Authenticator (Android/iOS)
- Microsoft Authenticator
- Authy (rekomendowane — backup w chmurze)
- 1Password (jeśli używasz)
Wpisz 6-cyfrowy kod z aplikacji → potwierdzenie
Zapisz kody zapasowe (10 jednorazowych — w razie utraty telefonu)

Po włączeniu 2FA: przy każdym logowaniu wymagany kod z aplikacji (nie tylko hasło).

Profile firm (multi-firma)

Dostępność: pakiet STANDARD i wyższe.

Jeśli prowadzisz kilka działalności (np. JDG + spółka cywilna + sp. z o.o.) lub jesteś biurem księgowym obsługującym wiele firm:

Dodawanie nowej firmy

Ustawienia → Profile firm → + Dodaj firmę
Wypełnij dane (jak dla głównej firmy)
Aktywuj → firma pojawia się w dropdown w nagłówku panelu

Przełączanie między firmami

W nagłówku panelu (prawy górny róg) — dropdown z listą firm:

Klikasz nazwę firmy → przełączenie na inną
Cała baza zmienia się: faktury, kontrahenci, magazyn, raporty są niezależne dla każdej firmy
Każda firma ma własne ustawienia (logo, numerację, integracje, KSeF)

Współdzielone elementy

Niektóre rzeczy są wspólne dla wszystkich firm na koncie:

Konto użytkownika (login + hasło + 2FA)
Subskrypcja pakietu (płacisz raz za wszystkie firmy)
Konta użytkowników (mogą mieć dostęp do wybranych firm)

Konta użytkowników (multi-user)

Dostępność: od pakietu MINI.

Wielu użytkowników w ramach jednego konta firmy z rolami (5 presetów - patrz CRM - role + audit log):

Dodawanie pracownika

Ustawienia → Konta użytkowników → + Dodaj pracownika
Wypełnij:
- Imię + nazwisko
- E-mail (do logowania)
- Telefon
- Rola (Admin / Handlowiec / Księgowa / Magazynier / Tylko-podgląd)
- Firmy do których ma dostęp (jeśli multi-firma)
Hasło tymczasowe — system generuje + wysyła mailem do pracownika
Pracownik loguje się + zmienia hasło + włącza 2FA (zalecane)

Status konta

Aktywne — pracownik pracuje normalnie
Zawieszone — czasowy blok (np. urlop, L4) bez usuwania historii
Usunięte — pełna anonimizacja (RODO) — konto + historia tej osoby anonymous

Statystyki aktywności

W karcie pracownika → Statystyki:

Liczba wystawionych faktur (tygodnie/miesiące)
Wartość sprzedaży którą obsługiwał
Średni czas pracy w panelu (z logów)
Lista ostatnich akcji (z dziennika aktywności)

RODO — anonimizacja

Każdy pracownik / klient ma prawo do bycia zapomnianym (RODO art. 17):

Karta pracownika lub kontrahenta → Anonimizuj
Wpisz powód (np. “Wniosek RODO klienta z 26.04.2026”)
System:
- Imię/nazwisko → “USUNIĘTY UŻYTKOWNIK”
- E-mail → deleted-XXXX@anon.local
- Telefon → null
- Adres → “USUNIĘTY”
Wpis w dzienniku aktywności kto, kiedy, dlaczego anonymizował (audit log)

Uwaga: dane potrzebne do faktur (NIP, kwoty) zostają — wymagane prawem podatkowym (5 lat archiwizacji).

Eksport danych (RODO art. 20)

Klient ma prawo do kopii swoich danych:

Karta kontrahenta → Eksport danych RODO
System generuje ZIP zawierający:
- Dane osobowe (CSV)
- Lista faktur (PDF + CSV)
- Lista wpłat (CSV)
- Komunikacja (e-maile, SMS — historia)
Wyślij klientowi (opcjonalnie hasłowane)

Zmiana właściciela konta

Jeśli sprzedajesz firmę lub zmienia się właściciel:

Ustawienia → Konto → Przepisz konto
Wpisz e-mail nowego właściciela
Stary właściciel akceptuje przekazanie (potwierdzenie mailem)
Nowy właściciel zakłada hasło + akceptuje regulamin
Stary właściciel zostaje administratorem (lub jest usunięty - do wyboru)

Korzyści

Centralna konfiguracja wszystkich danych firmy
Auto-pobranie z GUS — zero ręcznego wypełniania
Multi-firma dla przedsiębiorców z wieloma działalnościami / biur księgowych
Konta użytkowników + role — bezpieczna praca zespołowa
2FA + audit log — pełne bezpieczeństwo (zgodne z RODO)
Anonimizacja + eksport — gotowe procedury RODO