ZUA — zgłoszenie do ubezpieczeń

Na stronie Kadry i płace → Deklaracje kadrowe → ZUS pracownicze (RCA), w sekcji Zgłoszenia ZUA / ZWUA:

wybierz pracownika z listy,
kliknij Zgłoś ZUA.

Dokument powstaje w formacie KEDU 5.3 z danymi z kartoteki (data zatrudnienia, adres, oddział NFZ). Przed zapisem jest walidowany oficjalnym schematem ZUS. Wymagany PESEL (lub NIP) w kartotece.

Panel zawsze zgłasza kod tytułu ubezpieczenia 0110 i nie wypełnia kodu zawodu — kartoteka nie ma pól do ich zmiany. Gdy potrzebny jest inny kod, popraw dokument w programie Płatnik albo w PUE/eZUS.

ZWUA — wyrejestrowanie

Ten sam ekran, przycisk Wyrejestruj ZWUA — wyrejestrowanie następuje od dnia następnego po dacie zwolnienia z kartoteki (kod przyczyny zawsze 100 — ustanie tytułu ubezpieczenia). Wymagana data zwolnienia w kartotece.

Wysyłka do ZUS lub import do Płatnika

Wygenerowane dokumenty pojawiają się na liście Wygenerowane zgłoszenia ZUA/ZWUA i informacje IWA — każdy można:

pobrać ikoną Pobierz KEDU (import do programu Płatnik),
wysłać elektronicznie do ZUS (EWD) ikoną Wyślij do ZUS — wymaga certyfikatu kwalifikowanego w Ustawienia → Integracje → Podpis do wysyłki (JPK, PIT, ZUS).

Status przetwarzania (Oczekuje, Przyjęty, Odrzucony albo Błąd) widać w kolumnie Status ZUS — aktualizuje się automatycznie w tle (mniej więcej co 30 minut).

Uwaga — tryb testowy. Domyślnie wysyłka idzie na środowisko testowe ZUS i zgłoszenie nie jest złożone. Aby wysyłać naprawdę, wejdź w Ustawienia → Firma → Twoje konto, w karcie Środowisko wysyłki elektronicznej odznacz ZUS — środowisko testowe i kliknij Zapisz środowisko.

IWA — informacja roczna do składki wypadkowej

Sekcja Informacja roczna ZUS IWA na tym samym ekranie: podajesz rok, Nr informacji (domyślnie 01), liczbę ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego, kod PKD (np. 6201Z) i liczby poszkodowanych w wypadkach, a potem klikasz Generuj ZUS IWA — dokument KEDU trafia na listę (pobranie / wysyłka jak wyżej).

IWA składa płatnik, który przez cały rok zgłaszał średnio co najmniej 10 ubezpieczonych do ubezpieczenia wypadkowego. Termin: 31 stycznia roku następnego. Na tej podstawie ZUS ustala indywidualną stopę procentową składki wypadkowej.

RUD — zgłoszenie umowy o dzieło

Każdą umowę o dzieło z osobą, która nie jest Twoim pracownikiem etatowym, trzeba zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od zawarcia. W Kadry i płace → Pracownicy → Lista pracowników, przy osobie z rodzajem umowy Dzieło, kliknij fioletową ikonę PDF (podpowiedź „Zgłoszenie ZUS RUD (PDF)”) — powstaje wydruk z blokami I/II/III druku (dane zamawiającego, wykonawcy i umowy) do złożenia w ZUS lub przepisania w PUE/eZUS.

Wymagania

Zgłoszenia ZUS są częścią modułu Kadry i płace (pakiet Max).