Mobilna Faktura
Zaloguj
Kadry

Kadry i płace — pracownicy, listy płac, ZUS, PIT, urlopy

Moduł kadrowo-płacowy (pakiet MAX): kartoteka pracowników, umowy o pracę, listy płac brutto→netto, raport ZUS RCA (KEDU) z wysyłką do ZUS, PIT-4R/PIT-11, e-ZLA, urlopy, delegacje, terminarz kadrowy i e-teczka.

Zrzuty ekranu

Screenshot 1 - Kadry i płace — pracownicy, listy płac, ZUS, PIT, urlopy Screenshot 2 - Kadry i płace — pracownicy, listy płac, ZUS, PIT, urlopy

Kadry i płace — przegląd

Moduł Kadry i płace obsługuje zatrudnienie: kartotekę pracowników, naliczanie wynagrodzeń, deklaracje ZUS i PIT, urlopy, delegacje i elektroniczne akta osobowe.

Dostępność: pakiet MAX (oraz Księgowość).

Moduł znajdziesz w menu bocznym w sekcji Firma → Kadry i płace. Strona główna modułu pokazuje liczbę aktywnych pracowników, minimalne wynagrodzenie i najbliższe terminy kadrowe (do 30 dni).

Menu modułu:

GrupaPozycje
PracownicyLista pracowników, Dodaj pracownika
UmowyUmowy o pracę, Umowy cywilnoprawne
PłaceListy płac, Nowa lista płac, Składniki płacowe
Deklaracje kadroweZUS pracownicze (RCA), Zwolnienia lekarskie (e-ZLA), PIT-4R / PIT-11
pozostałeLista obecności, Urlopy i nieobecności, Delegacje, Terminarz kadrowy, E-teczka

Kartoteka pracowników

Kadry i płace → Pracownicy → Lista pracowników (filtry: status i rodzaj zatrudnienia). Formularz pracownika ma bloki:

  • Dane osobowe: imię, nazwisko, PESEL, NIP, data urodzenia, płeć,
  • Adres i kontakt: adres, e-mail, telefon oraz rezydencja podatkowa (dla nierezydentów — kod kraju i zagraniczny numer podatkowy TIN, potrzebne do IFT-1R),
  • Dane kadrowe: stanowisko, rodzaj umowy, wymiar etatu, data zatrudnienia i zwolnienia, status,
  • Parametry płacowe: koszty uzyskania (podstawowe / podwyższone), oświadczenie PIT-2, ulga PIT-0, urząd skarbowy, oddział NFZ, numer rachunku (IBAN), stopa wypadkowa, Uczestnik PPK (PPK), Kierowca (moduł Transport) oraz sekcja Panel ePracownik (Panel ePracownik).

Umowy o pracę i cywilnoprawne

  • Umowy o pracę (na okres próbny, czas określony i nieokreślony) — Kadry i płace → Umowy → Umowy o pracę. Wynagrodzenie z umowy trafia do list płac.
  • Umowy cywilnoprawne (zlecenie, dzieło) — szablony, rachunki i PDF prowadzisz w module Umowy.

Ważne — skąd lista płac bierze kwoty:

  • Brutto na liście płac to wynagrodzenie z ostatniej umowy o pracę pracownika w kadrach, a gdy jej nie ma — płaca minimalna. Dotyczy to także list typu zlecenie i dzieło: kwoty z modułu Umowy (umowy cywilnoprawne, rachunki) nie są pobierane do listy płac.
  • Na liście płac zlecenie jest liczone zawsze z pełnymi składkami ZUS i kosztami 20%, a dzieło — z kosztami 20%. Lista płac nie rozróżnia studentów, zbiegu tytułów ubezpieczeń ani kosztów 50%. Te warianty są dostępne tylko w module Umowy, przy rachunku do umowy.

Listy płac — naliczanie brutto → netto

Kadry i płace → Płace → Nowa lista płac tworzy listę dla wszystkich aktywnych pracowników z rodzajem umowy zgodnym z typem listy i od razu nalicza wynagrodzenia.

Przykład naliczenia (umowa o pracę, minimalne wynagrodzenie 2026)

PozycjaKwota
Wynagrodzenie brutto4 806,00 zł
Składki społeczne (emerytalna 9,76% + rentowa 1,5% + chorobowa 2,45% = 13,71%)658,91 zł
Podstawa składki zdrowotnej4 147,09 zł
Składka zdrowotna (9%, nieodliczalna)373,24 zł
Koszty uzyskania przychodu250,00 zł
Podstawa opodatkowania3 897,00 zł
Zaliczka na PIT (12% − kwota zmniejszająca 300 zł)168,00 zł
Wynagrodzenie netto3 605,85 zł

Silnik uwzględnia m.in. 30-krotność podstawy składek emerytalno-rentowych, próg podatkowy 120 000 zł (12%/32% narastająco), zwolnienie PIT-0, a także składki pracodawcy i pełny koszt zatrudnienia. Stawki są zapisane osobno dla każdego roku; aktualizujemy je przy zmianie przepisów.

Praca z listą

W szczegółach listy płac są przyciski:

  • Paski wypłat (PDF) — dla całej listy,
  • Przelewy wynagrodzeń (Elixir) — plik przelewów do banku (kwota netto na rachunek pracownika, wybór rachunku nadawcy),
  • Zatwierdź — przy liście roboczej,
  • Oznacz jako wypłaconą — przy liście zatwierdzonej.

Pozycji listy płac nie da się edytować ręcznie — kwoty wylicza panel.

Składniki płacowe (Płace → Składniki płacowe) to słownik premii, dodatków, nadgodzin i potrąceń (kwota albo procent). Lista płac nie dolicza ich automatycznie. Potrąceń komorniczych panel nie obsługuje.

Deklaracje ZUS pracownicze

Kadry i płace → Deklaracje kadrowe → ZUS pracownicze (RCA):

  • Imienny raport składek RCA — powstaje z listy płac umów o pracę (z list zleceń i dzieł RCA nie powstaje). Wybierz listę i kliknij Generuj KEDU RCA.
  • Dokument ma format KEDU 5_3 i jest sprawdzany oficjalnym schematem ZUS. Przy dokumencie są ikony Pobierz KEDU (import do programu Płatnik) i Wyślij do ZUS (wysyłka elektroniczna przez bramkę EWD, wymaga certyfikatu kwalifikowanego w Ustawienia → Integracje → Podpis do wysyłki (JPK, PIT, ZUS)).
  • Kolumna Status ZUS pokazuje „niewysłane” albo status przetwarzania w ZUS: Oczekuje, Przyjęty, Odrzucony albo Błąd. Status aktualizuje się automatycznie w tle (mniej więcej co 30 minut).
  • Na tej samej stronie przygotujesz zgłoszenia ZUA / ZWUA i informację IWA.
  • Raportu ZUS RSA panel nie tworzy.

Uwaga — tryb testowy. Domyślnie wysyłka do ZUS idzie na środowisko testowe ZUS — dokumenty nie są wtedy złożone, mimo statusu wysyłki. Aby wysyłać naprawdę, wejdź w Ustawienia → Firma → Twoje konto, w karcie Środowisko wysyłki elektronicznej odznacz ZUS — środowisko testowe i kliknij Zapisz środowisko.

Zwolnienia lekarskie e-ZLA wczytasz w Deklaracje kadrowe → Zwolnienia lekarskie (e-ZLA) — z pliku CSV z PUE ZUS albo automatycznie z PUE (login i hasło do PUE). Zwolnienia są dopasowywane do pracowników po numerze PESEL. Szczegóły: Świadczenia chorobowe.

Deklaracje PIT-4R, PIT-11, PIT-8AR, IFT-1R

Kadry i płace → Deklaracje kadrowe → PIT-4R / PIT-11 — deklaracje płatnika liczone ze wszystkich list płac danego roku (także roboczych), z XML-em sprawdzanym schematem Ministerstwa Finansów, do pobrania z listy. Szczegóły: Deklaracje płatnika.

Urlopy i nieobecności

Kadry i płace → Urlopy i nieobecności:

  • zestawienie urlopowe za rok: wymiar, urlop zaległy, wykorzystany, pozostały,
  • wnioski urlopowe: pracownik, rodzaj (wypoczynkowy, na żądanie, bezpłatny, okolicznościowy, opieka), daty od–do, status; zatwierdzanie ✓ i odrzucanie ✗ — także wnioski złożone w Panelu ePracownik.

Ekwiwalentu za niewykorzystany urlop panel nie wylicza.

Delegacje krajowe i zagraniczne

Kadry i płace → Delegacje — rozliczenie podróży służbowej: diety, ryczałt noclegowy, ryczałt na dojazdy i kilometrówka, dla delegacji krajowych i zagranicznych (z krajem i walutą). Stawka diety krajowej jest podpowiadana, ryczałty i kilometry wpisujesz sam.

Terminarz kadrowy

Kadry i płace → Terminarz kadrowy — przypomnienia przypisane do pracownika albo ogólne:

  • badania lekarskie,
  • szkolenia BHP,
  • końce umów — przycisk Generuj z końców umów tworzy przypomnienia z dat końca umów,
  • własne przypomnienia (rodzaj „Inny”).

Terminów ZUS i PIT terminarz kadrowy nie zawiera — znajdziesz je w kalendarzu podatkowym na stronie Deklaracje. Najbliższe terminy (do 30 dni) widać na stronie głównej modułu.

E-teczka — akta osobowe

Elektroniczne akta osobowe pracownika w częściach:

  • A — rekrutacja / ubieganie się o pracę
  • B — nawiązanie i przebieg zatrudnienia
  • C — ustanie stosunku pracy
  • D — kary porządkowe / odpowiedzialność
  • E — kontrola trzeźwości

Dla każdego dokumentu panel wylicza okres przechowywania (10 lat) od końca roku kalendarzowego dokumentu.

Zobacz także